Notionでやってみよう 8 マスタータスク、Tag、Area等noをいじり、週単位の本格的Notion版タスク管理始めました。

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タスク管理というものの重要性に目覚めたのは、昔々Financial Adviserのキャリアを初めてからですね。

2006年秋から、このキャリア開始するまでは、まあ仕事と言えば、上司がいてオフィスがあってという、コロナ以前の当たり前の勤務形態でしたから、その時は生産性なんて考えませんでした。

それが、自己管理しないと、まるで収入に結びつかないこのキャリアが始まって、例えば先延ばしする癖とか、せっかくやるべきことのリストを作っても結局やらないとかが、解決すべき厄介な問題として浮かび上がってきたわけです。

さらに、2007年にIphoneが登場し、

アプリでタスク管理がスタンダードになっていきました

以来、色々使いましたよ。Todoistが一番長かったかな。後、もちろん一部LifeHack界隈で、熱心なFollowerのいる、Taskchuteをいろいろなバージョンを試しましたっけ。(ちなみに、Taskchuteなら、Tashchuteクラウドが一番お勧めです。Taskumaも、試したけど使いこなせませんでした。)

でも、Notionにどっぷりはまる直前の数年は、結局、クラウドのGoogle Keepと、とある紙版のProductivity Plannerというものを使ってましたから。

この二つに落ち着いたのは、

  1. Google Keepをクラウドの付箋かつ、Inboxに使って、とにかく細かいこと言わずにメモを取ることが楽になった。
  2. Productivity Plannerは、週単位の構成になっていて、そのうえで週日の毎日、そして土、日まで、タスクのリストが優先順ごとにリストできる。
  3. 両方とも、後で見返すのが簡単

もちろん、12月からすべてNotionベースにしたので、Notionですぐ、マスタータスクデータベース作りました。そのうえで、私のプランの俯瞰の基本が週単位なので、すぐに、週次レビューのレコードのBodyに、このマスタータスクDBのViewをいくつか貼ってはいました。

が、そこまでは悪くなかったのですが、今一詰めが甘かった。

結局

タスク管理は、自分のルーチンをはっきりさせないとうまくいかない

というわけで、まずは、マスタータスクDBのPropertyのうち、重要なものを説明します。まずは、タスクのレコードとして割と誰でも含める項目から、

  • タスク名
  • チェックボックス (チェックマークを入れられます。)
  • 日付 (実行予定)
  • 締め切り (まだいつやるか決めていないけど、期限のあるものはここに明記します)
  • 場所 (実行場所)
  • Person (タスクに関係のある人)
  • PMD (ポモドーロメソッドで、実行時間を入れてます。トマト一つが30分。後、15分以下は、苺表示もあります。)
  • 状態 (今のところあまり使ってませんが、この先マスタータスクをProject DBにつなげるのでたぶんその時に便利なはず)

他にも、優先順位を決めるスクリプトとかもありますが、ほとんどまだ使っていないので、今回は省きます。

さて、これに加えて、私にとってのカスタマイズのために加えた項目が次の4つ。これを使って、色々なViewが使えるんですよね。

  • 予定 (今週、来週、今月、今季、来季、未定、のうち一つを選びます)
  • Week  (どの週にやるタスクなのか入れます。)
  • 曜日 (月、火、水、木、金、土、日、日付だけでなく、私はとにかく曜日を必ず入れます。理由は後で)
  • Tag (これは、TagというDBから選べます)
  • Area  (これは、AreaというDBから選べます)

タスク管理をする場合、私は、

オリジナルのDBと、週次レビューに貼られたコピーの2か所で行います

オリジナルのDBには、すでに次のViewが設定されています。まず、予定の値毎のView。つまり、予定の値が一致するものだけを表示するわけです。

  • 今週 (カンバン)
  • 来週 (テーブル)
  • 今月 (テーブル)
  • 来月 (テーブル)
  • 今季 (テーブル)
  • 来季 (テーブル)
  • 未定 (テーブル)

さらに、Area の値毎のView (こちらは、すべては書き出しません。まあ、私のプライベートも関係するので)すべて、テーブルViewで、Areaというのは、まあ生活をカテゴリーにわけるわけで、例えばBusinessとか、Homeとか、Travelとか人それぞれですね。こちらも、予定と同じパターン

さて、新しいタスクを足すときは、内容によって、次の三つつのパターンになります。

1.Inboxと同じように、ただタスク名だけ書いて、予定が未定のViewからInput

2.仕事のタスクの書き出しなどで、AreaのViewを選んでまとめていれ、予定はすぐ未定にセットする

3.カレンダーView からまず入れる

実は、最初Inboxを別に作りましたが、この方法が一番楽で、さくさくできることが分かって、今はこの方法。今回のいじり前は、実は、すべて1の方法でやってましたが、2のパターンは、まとめて思い出したいときに非常に便利なことが分かりました。

そして、アポとかの場合は、とりあえずカレンダーから入れると一番簡単。後でほかの情報を入れる時は、マスターテーブルで日付ソートをかけて、予定の値を入れておきます。よほどのことがない限り。今週に、今週の予定を入れることはないので、週末のタスクリストの更新作業で、設定を足します。あと、締め切りのあるものはさすがにすぐ入れて、対応する予定の値に変えます。

というわけで、私の場合、ほとんどのタスクは、

予定が未定の状態から始まります。

そのうえで、

日曜日に必要な設定やら、更新をします

来週だったものは、今週に

今月から、来週にうつすものもある。

月替わりなら、来月を今月に、他にも来季から今季への入れ替えもあるけど、ほとんどは、今月か来月になりますね。

さらに、もしまだ入力が済んでいなかったら、

  • タスクの実行の日付 そして曜日
  • 該当週

この二つが入っていなかったら、足します。

何故かいうと、私の場合、オリジナルでも、週次レビューに貼ったリンクでも、

今週のViewは、曜日によるカンバン表示、

もちろん該当週でFilterかけます。

と、こんな感じです。

ちょっと見難くてすみません。

この後、日次や週次のDBの作り方とともに、動画をあげますので、楽しみにしてください。